Prišel je september in šolarji ste se znova vrnili v šolske klopi, študenti se bomo prav tako kmalu poslovili od počitniškega vzdušja, pa tudi dopusti za marskaterega zaposlenega se bodo kmalu iztekli.
V novem šolskem in študijskem letu nas vse čakajo nove obveznosti, izzivi in morda tudi občutek, da je dan preprosto prekratek, da bi postorili, kar je potrebno. Vam je ta občutek znan? Mogoče je čas za urjenje svojih veščin upravljanja s časom.

Delaj pametneje, ne več.

Veščine upravljanja s časom se nanašajo na naš način organizacije in časovnega načrtovanja nujnih in želenih aktivnosti. Dobro razvite veščine upravljanja s časom nam pomagajo, da v manj časa storimo več in da dobro delujemo tudi v situacijah, ki so za nas naporne, neprijetne in nas lahko čustveno preplavijo. Vas zanima kako? V nadaljevanju lahko preberete nekaj začetnih smernic, ki vam lahko pomagajo vzpostaviti strukturo v kaosu različnih obveznosti.

Kje sploh začeti?

Najprej je dobro, da premislimo, kaj si želimo v nekem časovnem obdobju storiti in to spraviti v pisno obliko. Dober primer tega je to-do lista, na katero zapišemo vse aktivnosti, ki jih želimo v nekem krajšem časovnem obdobju (popoldnevu, dnevu, tednu) storiti. To je dobro že samo zaradi tega, ker vse svoje obveznosti, ki jih pogosto v mislih nosimo s sabo prelijemo na papir.Ker je vseh aktivnosti pogosto preveč in ker po navadi ne vemo, kje sploh začeti, si lahko pomagamo z Eisenhowerjevo matriko in v naslednjem koraku vsaki izmed obveznosti, ki smo jih izpisali določimo nujnost in pomembnost, torej jih opredelimo na dveh dimenzijah, in sicer, če je neka aktivnost nujna, oziroma jo je potrebo opraviti čim prej, ter če je ta aktivnost nam osebno pomembna. Kot prikazuje spodnja slika lahko svoje obveznosti v nadaljevanju tudi razporedimo v matriko. Vsaka zapisanih aktivnosti tako dobi dodatno označbo, ki nam že omogoča boljši vpogled v to, kje začeti in kaj nam je pomembno. Glede na teorijo je najbolje aktivnosti, ki smo jih označili kot nujne in pomembne (na primer sestanek z šefom podjetja), poskušamo čim prej opraviti. Tiste, ki smo jih označili z oznakama pomembno in nenujno (na primer telovadba, druženje s prijatelji), je dobro, če poskušamo umestiti v svoj urnik, tiste, ki smo jih označili z nujno in nepomembno (na primer dogovor za sestanek, odgovarjanje na elektronsko pošto), poskušamo, če je mogoče, delegirati, če pa to ni mogoče in gre za neke ponavljajoče obveznosti, je dobro, če jih poskušamo avtomatizirati, da nam vzamejo kar se da malo energije. Tiste, ki smo jih označili kot nenjune in nepomembne (na primer preverjanje socialnih omrežij) pa lahko preprosto prečrtamo iz seznama obveznosti.
Tako, prvi korak je končan, zdaj pa se lahko lotimo priprave urnika.

Priprava urnika in nagrajevanje.

Pri pripravi urnika je bistvenega pomena, da se zavedamo nekaterih principov in načel, ki jih je pri tem potrebno upoštevati. Prva izmed zahtev je dobro poznavanje sebe, lastnega delovanja. Tako vemo, koliko časa za neko aktivnost potrebujemo.
Težava pa se lahko pojavi tudi, ker pogosto naš urnik zastavimo tako, da je preveč natrpan. Pri tem nam lahko pomaga načelo 60:20:20, ki je namenjeno določanju količine časa, ki jih lahko načrtujemo za obveznosti. Načelo nam govori, da je lahko 60 % časa, ki ga imamo na razpolago, namenjeno nekim načrtovanim aktivnostim, ki jih želimo opraviti, 20 % je dobro če si pustimo za neke spontane aktivnosti, ki jih nismo načrtovali, preostalih 20 % pa za druženje in ostale socialne aktivnosti. Če torej v načrtujemo z zavedanjem na tudi druge vidika, ki pogosto »zmotijo« naš urnik, bo naše načrtovanje bolj natančno in tako bomo tudi na koncu dneva bolj zadovoljni.
Hkrati pa je dobro, da opravljenje aktivnosti pospremimo z nečim, ki nam predstavlja nagrado. Nagrajevanje je namreč dober način mini proslavitev naših korakov proti cilju, kar nam daje dodatno motivacijo za naprej.
Seveda je preveč pričakovati, da so dobro razvite veščine upravljanja s časom edini dejavnik uspešnega in učinkovitega dela in občutka, da obvladujemo situacijo, vendar pa so vsekakor dobro orodje, dobra osnova, ki nam lahko pomaga v včasih kaotičnem svetu najti strukturo in boljši način funkcioniranja.

Pri tem ostanimo prijazni do sebe.

Kot je urjenje vsake veščine proces, je tudi urjenje veščine organizacije časa proces, znotraj katerega imamo boljše in slabše dneve. Pomembno, je da smo pri tem pozorni in nežni sami do sebe, sploh kadar nam ne gre najboljše, saj le tako do sebe pristopamo z pozornostjo in očesom dobrega učitelja, ki nas spodbuja, pomaga miriti lastna čustva in nam tako daje dobro popotnico za nadaljnje delo na sebi.

Avtorica: Karin Šket, dipl. psih. (UN)

Če želite, da za vas izvedemo delavnico, kjer lahko izveste še veliko več o tej ali pa tudi kateri drugi temi s področja mehkih veščin ter jih tudi z nami urite, vabljeni, da nas kontaktirate!